3 tips för att skapa tillit på distans
Tillit mellan människorna i en organisation har betydelse för välmående och prestation. Upplevelsen av tillit är kopplat till en högre jobbtillfredsställelse, motivation, engagemang och viljan att stanna i organisationen. En hög grad av tillit hör också ihop med initiativtagande, risktagande och deltagande i beslutsfattande. Med tillit kan vi med andra ord skapa en välfungerande, energisk och framåtlutad organisation.
Tillitsfulla relationer skapas genom att båda parter visar förtroende och respekt, är tydliga och ärliga, fullföljer åtaganden och håller sig själva och andra ansvariga. Som med de flesta relationer är känslan av tillit lättare att bygga upp när vi kan träffas i en fysisk miljö. Hur blir det då med tilliten när vi arbetar mer och mer distribuerat, globalt utspridda och hemifrån? Kan tilliten påverkas negativt av det? Högst troligt. Men med god förståelse för vad tillit är och hur det uppstår kan vi dock bygga en stark tillitskultur även på distans.
1 - Släpp kontrollen - men glöm inte att visa dig
Att tillåta medarbetaren att själv bestämma var och när arbetet utförs bäst är ett ypperligt sätt att visa förtroende och tillit. Tänk bara på att inte ersätta kontrollen av tid och plats med annan kontroll, såsom överdriven rapportering. Under Coronapandemin har ett vanligt tips till ledare varit att hålla regelbundna avstämningar med sina medarbetare. Det kan vara ett fantastiskt sätt att hålla kontakten, stärka relationen och visa omtanke när ni inte har möjlighet att ses. Risken med alltför frekventa avstämningar är dock att det kan uppfattas som ett sätt att kontrollera. Som ledare vill du visa att du finns tillgänglig och bryr dig, utan att du uppfattas som alltför kontrollerande. Du vill visa att du litar på att medarbetaren kan utföra sitt jobb, men ändå finnas där som stöd.
Ett sätt att hantera den här balansgången är att berätta att du har tillit till dina medarbetare, men att du gärna stöttar och underlättar deras arbete om du kan. Regelbundna avstämningar är bra, men det primära syftet bör vara att visa omtanke och stöd – inte kontroll. Du kan fråga hur medarbetaren mår, hur det går och om du kan hjälpa till med något, men bör kanske avstå från att fråga om medarbetaren har gjort ditten eller datten. Hur ofta ni stämmer av bör också vara något som ni kommer överens om. Vissa vill höras ofta medan andra hellre hörs mer sällan.
2 - Öppenhet och ärlighet varar längst
Transparens bygger stark tillit. Genom att vara öppen och ärlig själv kommer personer runt omkring vara öppen och ärlig mot dig. Som ledare vill du vara transparent med dina åsikter, utmaningar och farhågor, samtidigt som du öppet tar emot andras åsikter och kritik. Att vara sårbar och erkänna sina misstag är ett effektivt sätt att skapa en förtroendefull relation.
Att skapa en öppen miljö kan vara en utmaning när många arbetar hemifrån. Digitala möten kan vara effektiva, men är inte optimala för att framföra känslig kritik eller diskutera ett känsligt ämne. Se därför till att det finns forum där det är möjligt och lämpligt att vara öppen och ärlig, om det så är digitala forum för mindre grupper, eller regelbundna fysiska möten där känsliga frågor är på agendan. Tänk också på att visa öppenhet och ärlighet i alla forum som används, både fysiska och digitala, och du ska se att du får detsamma tillbaka.
3 - Skapa tid för umgänge
Alla relationer behöver näring, och om vi vill ha tillitsfulla sådana är det extra viktigt. Vi kan inte bara fokusera på arbetsuppgifterna utan behöver också ha tid för att prata om annat än jobbet. I en tid av distribuerat arbete är det spontana umgänget svårare att få till. Vi träffas inte lika ofta vid kaffeautomaten och vi varken fikar eller äter lunch med varandra på samma sätt som tidigare. Vilka möjligheter till umgänge ni har beror såklart på hur distribuerade ni är, men det kan vara värdefullt att hitta någon form av socialt umgänge som inte berör arbetet i sig.
En variant är att ha bestämda dagar (en gång i veckan, en gång i månaden) då ni försöker vara på samma plats samtidigt. Då kan ni, förutom att ha möten som kräver fysisk närvaro, även passa på att fika och äta lunch med varandra. En annan variant är att inrätta digitala sociala forum i form av ett fikarum eller en gemensam after work då och då. Ytterligare ett sätt att bygga starkare sociala band är att ha regelbundna nätverksluncher där personer paras ihop två och två och får nätverka mer djupgående med någon annan än de allra närmsta kollegorna.
